Hiện nay có rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài muốn đầu tư kinh doanh vào thị trường Việt Nam. Vì vậy mà nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đang ngày một gia tăng. Tuy nhiên với những người không am hiểu về luật doanh nghiệp, quy định pháp luật Việt Nam sẽ gặp phải những rắc rối khi nộp hồ sơ. Vậy khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần những hồ sơ và điều kiện gì?
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Theo luật thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thông tư số 11/2016/TT-BCT. Để đăng ký giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần các loại giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện
- Bảng hợp pháp hóa lãnh sự công chứng giấy đăng ký thành lập công ty. Hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài ngày thành lập.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế. Hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất/ giấy tờ có giá trị tương đương do tổ chức cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp/Giấy xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Bản dịch công chứng hộ chiếu/giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân
- Tài liệu về địa điểm dự kiến nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện sẽ bao gồm:
– Bản sao y chứng thực hợp đồng thuê văn phòng
– Bản công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê
– Địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về an ninh trật tự, an toàn, vệ sinh lao động về các điều kiện pháp luật quy định.
Điều kiện để đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Và khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì cần phải có đủ các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài đã được thành lập đã đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật thuộc nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Hoặc là pháp luật các quốc gia nước này công nhận.
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất một năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
- Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hợp đồng. Thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất một năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện xúc tiến thương mại tìm hiểu thị trường tại Việt Nam
- Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện có phù hợp với cam kết của Việt Nam. Hoặc là thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Thì việc thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang với bộ quản lý chuyên ngành
Những thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Và sau khi đã hoàn tất việc xin giấy làm văn phòng đại diện công ty nước ngoài thành công. Thì tiếp theo cần phải làm những thủ tục sau đây:
- Phải mở tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ. Và tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam. Và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của văn phòng đại diện.
- Định kỳ hàng năm văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới sở công thương theo mẫu trước ngày 30 tháng 1 năm kế tiếp.
- Tiến hành lập sổ quỹ tiền mặt khi nhận toàn bộ các khoản thu chi trong quá trình hoạt động.
- Cấp giấy phép lao động cho những người lao động của nước ngoài được làm việc tại văn phòng đại diện (nếu có)
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện, các lao động của văn phòng đại diện
- Công ty nước ngoài phải tiến hành xác nhận lương và thu nhập cho trưởng đại diện và các lao động của văn phòng đại diện theo mẫu hàng năm.
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của văn phòng đại diện (nếu có). Và khi nộp thuế thì lưu lại toàn bộ chứng từ thay thế.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trên đây là những hồ sơ, điều kiện và những vấn đề cần phải thực hiện sau khi hoàn tất quá trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Và để hiểu hơn về những quy định cũng như những vấn đề cần quan tâm khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Bạn có thể để liên hệ ngay Apecdoc.org. Đơn vị chuyên tư vấn hỗ trợ giúp khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp và pháp luật Việt Nam sẽ giúp bạn giải đáp mọi vấn đề liên quan đến luật doanh nghiệp.
